El sistema tributario español es muy formalista y estricto con el cumplimiento de los requisitos formales y normas y procedimientos establecidos en los impuestos o en la normativa mercantil, financiera, laboral, contable, de subvenciones o legal.

Entendemos como requisitos formales los siguientes aspectos:

Los referentes a la documentación: Es necesario contar con la documentación que establezca la normativa del impuesto, como libros registros, facturas, contratos, etc. En este sentido conviene recordar, resumidamente y a modo enunciativo y no limitativo, los requisitos formales para cumplir con las obligaciones fiscales y laborales:

• Alta en Actividades Económicas
• Alta como centro de trabajo si tiene trabajadores
• Mantenimiento de libros contables.
• Registros horarios o retributivos o brecha salarial, en su caso.
• Documentación referida a protección de datos o prevención de riesgos laborales.
• Abono de las cotizaciones sociales.
• Declaraciones periódicas de los impuestos a los que esté sometida la actividad.
• Declaración de los rendimientos de la actividad, concretamente ingresos y gastos.
• Declaraciones anuales resumenes de los diferentes impuestos
• Declaraciones informativas con la periodicidad que se establezca
• Libros contables debidamente diligenciados
• Libros de actas y consejo, en su caso, legalizados
• Cuentas anuales depositadas en el Registro Mercantil.
• Facturas emitidas y recibidas en relación con la actividad de la empresa.

Cada uno de los puntos anteriores está sometido a los correspondientes requisitos de cada documentación, por ejemplo, los requisitos formales con los que deben llevarse los libros registros son los siguientes:

• Con claridad y exactitud.
• Por orden de fechas.
• Sin espacios en blanco, interpolaciones, raspaduras ni tachaduras. En el Libro Registro de bienes de inversión se dejarán espacios en blanco en previsión de los posibles cálculos y ajustes de la prorrata definitiva.
• Los errores u omisiones deben salvarse a continuación inmediatamente que se adviertan.
• Las anotaciones deberán ser hechas expresando los valores en euros, debiendo efectuarse la conversión cuando la factura se hubiese expedido en una divisa distinta.
• Las páginas deben estar numeradas correlativamente.

Plazos de presentación:  Existen fechas límites para la presentación de los impuestos o para el cumplimiento de requisitos de depósito o presentación que pueden provocar multas cuantiosas o pérdidas de derechos fundamentales de carácter mercantil. Nos referimos, por ejemplo, a la presentación de cuentas anuales en el Registro Mercantil, que además de poder provocar una cuantiosa sanción pueden producir el cierre del registro o inclusive la pérdida del CIF de la sociedad. En este sentido, cabe señalar que prácticamente todos los meses hay obligaciones formales que debemos cumplir. Los mas importantes son:

• Las declaraciones y pagos mensuales o trimestrales de IVA y de retenciones
• Pago de las cotizaciones a la S. Social régimen general y autónomos.
• Resumen anual de IVA, hasta el 30 de Enero.
• Resumen anual de retenciones, hasta el 31 de Enero
• Declaración resumen de Ingresos y Pagos superiores a 3.000 euros hasta el 28 de febrero.
• Pagos a cuenta del Impuesto de sociedades hasta el 20 de Abril, hata el 20 de Octubre y hasta el 20 de Diciembre.
• Presentación de libros obligatorios contabilidad y mercantiles 30 de abril.
• Declaración anual de IRPF o Impuesto de sociedades, hasta 30 de Junio IRPF y hasta 25 de Julio Sociedades.
• Presentación de cuentas anuales del ejercicio, hasta el día 30 de Julio.
• Especial relevancia tiene el Suministro Inmediato de Información (mas conocido como SII), cuyo plazo es de 4 dias para las facturas emitidas y 4 días para las facturas recibidas contados desde su recepción.

Todos estos plazos además de aquellos que tienen carácter permanente, como pueden ser los registros horarios y retributivos.

Formularios y formatos específicos: Dependiendo del tipo de impuesto y de la jurisdicción, puede ser necesario utilizar formularios fiscales específicos o seguir un formato predeterminado al presentar la declaración de impuestos. Normalmente, las Administraciones Públicas y concretamente la Agencia Tributaria, tiene establecido modelos específicos para todos los impuestos que se pueden consultar en el siguiente enlace:

Modelos de la Agencia Tributaria

Información correcta y precisa que pide cada tributo: Cualquier información relevante para la Administración Tributaria es esencial para la correcta gestión de los tributos, por ello, la Agencia Tributaria es muy exigente con la información a suministrar y es muy dura cuando estos requisitos no se cumplen o se cumplen parcialmente, llegando incluso a inadmitir la presentación y cumplimiento de obligaciones formales y conllevando a las sanciones que correspondan. Por ejemplo, en una revisión limitada, el hecho de no facilitar información suficiente sobre los gastos o deducciones practicadas origina la pérdida del derecho a deducir en el tributo que corresponda, originandose liquidaciones y sanciones por parte de la Agencia Tributaria.

Forma de comunicarse con las Administraciones. Especial relevancia tienen las notificaciones electrónicas, las cuales son actos administrativos que realiza la Administración y que el ciudadano está obligado a atender por sede electrónica.

La obligación concreta se establece por la siguiente normativa:

• La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, establece en su artículo 14 lo siguiente:
• Artículo 14.2. En todo caso, estarán OBLIGADOS A RELACIONARSE A TRAVÉS DE MEDIOS ELECTRÓNICOS con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo, al menos, los siguientes sujetos:
• • Las personas jurídicas.
  • Las entidades sin personalidad jurídica.
  • Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional. En todo caso, dentro de este colectivo se entenderán incluidos los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles.
  • Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración.
  • Los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su condición de empleado público, en la forma en que se determine reglamentariamente por cada Administración.
• Artículo 14.3. Reglamentariamente, las Administraciones podrán establecer la obligación de relacionarse con ellas a través de medios electrónicos para determinados procedimientos y para ciertos colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.

Conservación de los regiestos y otra documentación: Quizás este es uno de los aspectos menos conocidos o mas dudoso para la empresa. El legislador fiscal, el civil o el mercantil, entre otros, exigen plazos de conservación distintos y a veces dan lugar a confusión, nos referimos por ejemplo, a que en la legislación fiscal el plazo de prescripción de la mayoría de los impuestos es de 4 años mientras que en la normativa mercantil es de 6 años, y si se trata de deducciones de bases imponibles negativas, el plazo de conservación puede no caducar, ya que si deducimos una Base Imponible Negativa debemos estar en condiciones de facilitar la comprobación de la misma y si han pasado mas de 10 años se podría exigir la presentación del Impuesto de sociedades, por tanto, estamos viendo que los plazos de conservación de documentación puede variar según los casos. Lo mejor, es consultar antes de destruir y asegurarnos que no perdemos derechos o somos sancionados por no poder acreditar suficientemente lo solicitado por la Administración.

Pago correcto de los impuestos. Cumplir con los requisitos formales también implica realizar los pagos de impuestos correctos, teniendo en cuenta las tasas impositivas aplicables y los métodos de pago aceptados, de lo contrario no se habrán cumplido los requisitos formales y podríamos ser sancionados.

Cumplir con los requisitos formales en los impuestos es de vital importancia debido a varias razones:

• Cumplimiento legal: La mayoría de las deducciones fiscales que se establecen en los impuestos están sometidos a requisitos legales, establecido en la normativa de cada Impuesto, que  son exigibles para obtener los beneficios fiscales que otorga la normativa y el incumplimiento puede dar lugar a sanciones, multas e incluso acciones legales, además de impedir que los gastos asociados a ellos pierdan su condición de deducibles.
• Evitar sanciones y multas: El incumplimiento de los requisitos formales está sancionado de dos formas, la primera es el impedimento de su consideración como gasto y el segundo multas pecuniarias muy cuantiosas, llegando inclusive a producir consecuencias legales dificil de imaginar.
• Acceso a beneficios fiscales: El cumplimiento de los requisitos formales es necesario para acceder a ciertos beneficios fiscales, como deducciones, créditos fiscales y exenciones. Si no se cumplen estos requisitos, se puede perder la oportunidad de reducir la carga impositiva legítimamente.
• Facilitar auditorías y revisiones fiscales: Cumplir con los requisitos formales hace que los registros fiscales estén completos, precisos y en conformidad con las normas establecidas. Esto facilita cualquier auditoría o revisión fiscal que pueda llevar a cabo la autoridad fiscal. Además, un incumplimiento en los requisitos formales puede resultar en una auditoría o revisión más exhaustiva y prolongada.
• Mantener una buena reputación: Cumplir con los requisitos formales en los impuestos ayuda a mantener una buena reputación tanto a nivel personal como empresarial. El cumplimiento de las obligaciones fiscales demuestra transparencia, responsabilidad y ética en el manejo de los asuntos fiscales. Esto puede generar confianza entre los clientes, socios comerciales y la comunidad en general.

El incumplimiento reiterado de estos requisitos formales, además de desconfianza, falta de transparencia y actitud poco ética, está considerado como una conducta dolosa que se puede calificar como de reincidente y eleva las sanciones aplicadas por los impuestos.

En resumen, cumplir con los requisitos formales en los impuestos o de la normativa que afecta a la empresa,  es esencial para evitar sanciones legales, acceder a beneficios fiscales, facilitar auditorías y revisiones, y mantener una reputación sólida. Además, el cumplimiento de las obligaciones fiscales contribuye al funcionamiento adecuado de los sistemas tributarios y al desarrollo económico de un país